Mitä tulee huomioida häiden juhlatilan valinnassa?

Mitä tulee huomioida häiden juhlatilan valinnassa?

Juhlatilan etsinnässä usein ohjaa tunne, ”tämä tila tuntuu juuri oikealta”. Tätä tunnetta väheksymättä on myös tärkeää huomioida muutamia tärkeitä seikkoja, jotta hääpäiväsi on mahdollisimman ihana ja sujuva myös tilan suhteen. Häiden juhlapaikan etsintään vaikuttavat: ajankohta, budjetti, vierasmäärä, alkoholin ja ruuan tarjonta, tilan sävyt sekä tilan mahdollisuudet.

Artikkelin lopusta löydät muistilistan, jonka voit kopioida mukaan juhlapaikalla vierailuun.

AJANKOHTA

Jos teillä on joku teille tärkeä päivämäärä on tietysti tärkeää rakentaa päivä sen ympärille. Jos vielä pohditte häiden ajankohtaa on hyvä tarkistaa tapahtumat häätilan lähistöltä tai koko kaupungista. Ettei lähellä hääviikonloppua herätä ajatukseen, että kaikki hotellit ovat jo täynnä kaupungissa pidettävien jazz festivaalien takia. Kun ajankohta on määritelty kysytään mahdollisilta hääpaikoilta ovatko nämä ajankohdat heillä vapaana.

Monissa tiloissa on kesäkaudella korkeammat hinnat, koska silloin kysyntä on suurempi. Jos tila itsessään on sinulle merkityksellinen, mutta ei ajankohta pohdi myös kevättä, syksyä tai talvea vaihtoehtona. Millainen tila ja sen ympäristö olisi muina kuin kesäaikoina. Kysy myös tilasta muiden kausien hintaa? Voit yllättyä tuntuvalla alennuksella.

TILA

Juhlapaikan etsinnän voi aloittaa internetistä. Juhlatilojen omien sivujen lisäksi katso kuvia kuvahaun kautta tilassa pidetyistä häistä. Saatat yllättyä positiivisesti tilan mahdollisuuksista ja moni tila näyttää erilaiselle pienillä muutoksilla, joita ei itse välttämättä ole osannut ajatella. Sovi kuitenkin tutustumiskäynnit sellaisiin tiloihin, jotka ovat budjettinne sisällä tai jonne budjetin on mahdollista joustaa. Budjettiin istuvat hääpaikat antavat tilaa haaveiluille ilman nyörin kiristystä ja stressiä. Budjetin lisäksi yksi tärkeimmistä asioista on, kuinka suurelle vierasmäärälle tila on toimiva? Jääkö tilaa haluamillenne elementeille: tanssilattia, baari, photobooth, herkkubuffa jne.

Valitkaa tila joka jo itsessään miellyttää teitä. Jos tilaan tarvitsee tehdä suuria muutoksia tai peittämisoperaatioita, on hyvä miettiä onko sellaisella aikaa ja onko se tilan laiton puitteissa mahdollista. Toki jos teillä on hyvät apujoukot tai hääsuunnittelutiimi apunasi, on tilaan mahdollista taikoa suuriakin muutoksia. Tilassa vierailu on myös hyvä ajoittaa mahdollisimman lähelle ajankohdallisesti ja ajallisesti, jos sellainen vuotta aiemmin on mahdollista. Näin tilan valoisuuden näkee parhaiten ja näin välttyy paremmin yllätyksiltä jota esimerkiksi pimeämpänä ajakohtana ei välttämättä tule huomanneeksi: valoisalla silmiin pistää helposti lattia / lattiamatto, verhojen sävy ym. Monesti värisävyt muuttuvat valon mukaan.

Millaiset pöytämuodostelmat on mahdollista toteuttaa? Jos olette haaveilleet neliöpöydistä on tilaa oltava enemmän kuin pitkillä pöydillä. Tämä kannattaa varmistaa tilassa, että saatte haluamanne lookin kattauksineen.

Tilaan tutustuessa on myös hyvä varmistaa mitä tilaan saa tuoda ja onko tilassa mitään rajoituksia. Esteetön liikkuminen on huomioitava varhaisessa vaiheessa tai kysyä tilalta vinkkejä sen toteuttamiseen. On hyvä varmistaa kiinnitysmahdollisuudet ja mitä tilassa on mahdollista siirtää pois. Myös erityisesti syys- ja talvihäiden kohdalla on hyvä varmistaa kynttilöiden poltto, jotta haluamanne tunnelma on mahdollista luoda. Ohjelmaa ajatellen kannattaa tilasta kysyä myös äänentoistosta ja akustiikasta. Pistokkeiden ja virran määrä on hyvä varmistaa, erityisesti silloin jos suunnittelette käyttää paljon valokoristeita. Bändiltä tai teidän päiväänne tulevalta esiintyjältä voi varmistella äänentoistoa sekä virtarasioiden riittävyyttä.

Paikalta on hyvä myös varmistaa varauksen aikataulu, peruutusehtoineen. Varhaisessa vaiheessa on hyvä myös kysyä hääpaikan laiton aikataulua, milloin tilaan on mahdollista päästä ja samalla varmistaa tilan luovutus.

Tärkeää on myös hyvä yhteydenpito. Siksi on hyvä laittaa muutamia viestejä tai soittaa ennen tilan varausta. Koska yhteydenpito ei taatusti parane varauksen jälkeen.

On hyvä kysyä onko muita häitä juhlapaikalla tai ympäristössä samana päivänä, jotta itse hääpäivänä ei tule yllätystä, kun toinen hääpari astelee samassa pihapiirissä. Varmistakaa, ettei juhlapaikalla ole mitään rajoitteita kuvauksen suhteen. Hääpäivänä vältytään yllätyksiltä, ettei viereisellä niityllä saa kuvata tai jokin vanha rakennelma voi olla myös hauras ja näin vaarallinen kuvausympäristönä. Juhlapaikan väki osaa myös antaa hyviä kuvauslokaatio vinkkejä, ne kannattaa ehdottomasti hyödyntää.

Joskus sää asettaa haasteita, ja vaikkei sateelle haluaisi edes antaa ajatusta hääpäivänä. On hyvä varmistaa tilan toimivuus sateen sattuessa erityisesti silloin, jos ulos on suunniteltu paljon toimintaa: vihkimistä, terassille vastaanottoa, lounge aluetta ym.

HINTA

Hinnan suhteen on hyvä olla tarkkana ja pyytää mahdollisimman selkeästi listattu tarjous, joka sisältää kaikki mahdolliset kulut. Yllättäviä lisäkuluja voi nimittäin tulla: eteispalvelu-, siivous-, roskisten tyhjennys tai järjestyksenvalvojan maksuista. Näin olette heti alusta asti perillä kokonaishinnasta eikä lähellä hääpäivää tai sen jälkeen tule yllätyksiä. Kaikki hinnat on aina hyvä varmistaa kirjallisena, jotta myöhemmin ei tule mitään epäselvyyksiä hinnoista tai sovituista alennuksista.

Selkeän tarjouksen lisäksi perehtykää tilan maksukäytäntöihin. Nykyään varausmaksut ovat lähes vakio, mutta hyvä on kartoittaa myös loppusumman maksu sekä maksetaanko se millaisissa osissa ja millä aikataululla. Katsokaa ja keskustelkaa myös peruutusehdoista, jotta olette niistäkin hyvin perillä. Koskaan ei voi olla liian varma, niin hyvä on myös kysyä tilan vakuutuksista ja onko niillä vaikutusta tilan vuokraajan kannalta.

Tuleeko tilan kautta oma ruokatarjoilu vai voiko asiakas itse vaikuttaa ottamalla suosikki pitopalvelunsa vaikuttaa paljon hintaan. Tämä sama on hyvä varmistaa myös juomatarjoilun kanssa. Jos juomat tulevat tilan kautta on hyvä olla perillä hinnoista ja määristä, että loppulasku on juuri sopimanne suuruinen.

Tilojen hintoja vertaillessa on hyvä huomioida mitä kaikkea kuuluu tilan vuokraan. Toisen tilan kohdalla vuokraan lisättävät kulut voivat nostaa huomattavasti kokonaishintaa. Huomioitavaa: kalusteet, äänentoisto, tekniikka, valot, jääpalakone. Tilan vuokra-aika on tärkeä kysymys. Milloin tilan saa käyttöönsä ja milloin sen pitää olla luovutus kunnossa. Luovutuksen ehdot on myös hyvä varmistaa ettei tule jälkeen päin mitään lisäkuluja.

Jos olette löytäneet unelmienne tilan, mutta se on yli budjetin, pohtikaa voisiko häät juhlia perjantaina. Joidenkin juhlatilojen perjantaivaraukset ovat edullisempia ja näin budjettiystävällisempiä. Perjantaihäät tekevät todella tuloaan ja pitkää hääviikonloppua nautitaan hotelliyöpymisellä.

Hääpaikan läheinen majoitus on hyvä katsastaa ennalta ja kysyä onko mahdollista varata hääseurueelle ennalta jotain kiintiötä. Näin myös vieraiden kustannuksia ja helppoutta on ajateltu ennalta.

Juhlatilaa katsellessa on hyvä myös huomioida pysäköinti. Jos pysäköinti mahdollisuudet ovat vähäiset on hyvä miettiä juhlaseurueelle yhteiskuljetusta, erityisesti jos vihkiminen on toisaalla.

TARJOILU / SIISTIMINEN

Hääjuhlien tärkeänä osana on tietenkin herkulliset tarjoilut. Jos ruoka, juoma ja jälkiruoka eivät tule juhlatilalta valmiiksi on hyvä huomioida tilan keittiövalmiudet ulkopuolista cateringiä varten. Kysykää mitä kaikkea tarjoiluun, kattaukseen ja somistukseen on mahdollista saada tilan kautta ja tuleeko niistä erillistä lisämaksua.

Tilan suositellut yhteistyökumppanit on hyvä kysyä, koska usein yhteistyökumppanit tuntevat talon parhaiten ja osaavat toimia tilassa kuin omassaan.

Siivous ei ensimmäisenä tule mieleen häätilaa etsiessä mieleen, mutta juhlapaikalta on hyvä varmistaa kuinka siistiminen toteutetaan heidän puolelta vai kuuluuko se kokonaan asiakkaan hoidettavaksi. Näin osaatte ennakoida siivouksen järjestämisen ja usein myös tilalta on mahdollista ostaa siivous lisäpalveluna. Jos tilan siistiminen jää vuokraajalle on hyvä varmistaa säännökset ja lajittelu roskien suhteen.

MUISTILISTA JUHLATILALLE VIERAILUUN:

• Onko tila vapaana teidän toivomana ajankohtana?
• Onko tilassa tai ympäristössä muita häitä samana päivänä?
• Voiko tutustumiskäynnin sopia lähelle teidän ajankohtaanne?
• Tilan vuokra-aika?
• Ennakkomaksu? Muu maksukäytäntö?
• Onko ylimääräisiä kuluja tilasta / sen käytöstä?
• Peruutus mahdollisuudet?
• Vakuutukset kunnossa?
• Kuinka monelle henkilölle tila on toimiva?
• Pöytien järjestäminen?
• Esteetön liikkuminen?
• Varauksen aikataulu: milloin tilaan pääsee? Milloin luovutus?
• Varmista mitä tilaan saa tuoda?
• Saako tilaa muunnella? (siirtää huonekaluja, tauluja jne)
• Kiinnitysmahdollisuudet?
• Säävaraukset tilassa?
• Pysäköinti?
• Tila morsiamelle ja seurueelle
• Tila bändille
• Onko tilassa hyvä äänentoisto?
• Onko rajoitteita valokuvaukseen? (huomioitavaa minne ei saa mennä tilassa ja ympäristössä)
• Voiko tuoda oman cateringin tai hääkakun?
• Jos ulkopuolinen catering, mitkä ovat keittiövalmiudet?
• Tuleeko pöytäliinoista tai tilan omista somisteita lisämaksua?
• Alkoholi – tilan kautta vai omat? Tuleeko tästä lisäkuluja?
• Suositellut yhteistyökumppanit?
• Mitä siistimisestä kuuluu tilalle mikä asiakkaalle?
• Säännökset roskien suhteen?
• Hyvä yhteydenpito / hyvä maine?

Muistakaa, että tila muuttuu vielä somistuksella ja kukilla. Ennen kaikkea häiden tunnelman luovat rakkaimmat ihmiset ympärillä.